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Definition und Tipps für Best Practices für das Schreiben von Unternehmen

Business Writing ist ein  professionelles Kommunikationsinstrument (auch als Business Communication oder Professional Writing bezeichnet), mit dem Unternehmen und andere professionelle Unternehmen entweder mit einem internen oder einem externen Publikum kommunizieren . Memoranden, Berichte, Vorschläge,  E-Mails und eine Vielzahl anderer geschäftsbezogener schriftlicher Materialien sind alle Formen des Geschäftsschreibens.

 

Tipps für effektives Business Writing

Der Zweck des Geschäftsschreibens ist die Transaktion. Natürlich bezieht sich der Inhalt des Geschäftsschreibens auf eine Geschäftseinheit, aber er bezieht sich auch auf eine bestimmte und zielgerichtete Transaktion zwischen dem Verfasser und seinem Publikum. Laut Brant W. Knapp, Autor des Leitfadens eines Projektmanagers zum Bestehen der Projektmanagementprüfung , kann das beste Geschäftsschreiben „klar verstanden werden, wenn es schnell gelesen wird. Die Nachricht sollte gut geplant, einfach, klar und direkt sein.“

Schnelle Fakten: Grundlegende Ziele für das Schreiben von Unternehmen

  • Informationen übermitteln: Formen der Geschäftskommunikation, wie z. B. Forschungsberichte oder Richtlinienmemos, werden zur Verbreitung von Wissen verfasst.
  • Nachrichten übermitteln : Professionelles Schreiben wird häufig verwendet, um aktuelle Ereignisse und Erfolge sowohl dem internen als auch dem externen Publikum mitzuteilen.
  • Handlungsaufforderung : Geschäftsleute verwenden das Schreiben, um andere aus zahlreichen Gründen zu beeinflussen, einschließlich des Verkaufs von Waren und der Verabschiedung von Gesetzen.
  • Eine Handlung erklären oder begründen: Professionelle Kommunikation ermöglicht es einer Geschäftseinheit, ihre Überzeugungen zu erklären oder ihre Handlungen zu rechtfertigen.

Die folgenden Tipps, die aus Oxford Living Dictionaries übernommen wurden. bilden eine gute Grundlage für das Schreiben von Best Practices für Unternehmen.

    • Stellen Sie Ihre Hauptpunkte an die erste Stelle. Geben Sie genau an, warum Sie die Korrespondenz im Voraus schreiben. Eine Ausnahme von dieser Regel bilden Verkaufsbriefe. Das Erinnern des Empfängers an eine vergangene Besprechung oder eine gemeinsame Verbindung, die Sie teilen, ist eine akzeptable Möglichkeit zum Öffnen, da dies dazu führen kann, dass der Empfänger Ihren beabsichtigten Zielen besser zugänglich ist.
    • Verwenden Sie alltägliche Wörter. Wenn Sie Wörter wie „über“ anstelle von „betreffend“, „erwarten“ anstelle von „antizipieren“ und „Teil“ anstelle von „Komponente“ verwenden, wird Ihr Schreiben weniger gestelzt.
    • Kenne deine Zuhörer. Wenn es sich nicht an ein branchenspezifisches Publikum richtet, füllen Sie Ihr Schreiben nicht mit viel Fachjargon (Einzelheiten können separat beigefügt werden). Passen Sie Ihren Ton an Ihren beabsichtigten Leser an. Zum Beispiel hätte ein Beschwerdebrief einen ganz anderen Ton als ein Referenzschreiben. Schließlich – das sollte selbstverständlich sein – niemals abfällige oder sexistische Sprache verwenden und aktiv daran arbeiten,  geschlechtsspezifische Sprache aus jeder Form der Geschäftskommunikation zu entfernen.
    • Verwenden Sie nach Möglichkeit Kontraktionen. Das Schreiben von Unternehmen hat sich von einem formalen zu einem zugänglicheren Stil gewandelt. Daher ist die Verwendung von „wir sind“ nicht „wir sind“ und „wir haben“ nicht „wir haben“ der richtige Weg. Trotzdem müssen Sie nicht immer eine Kontraktion verwenden. Eine gute Faustregel lautet: Wenn eine Kontraktion den Satzfluss verbessert, verwenden Sie sie. Wenn der Satz ohne ihn überzeugender ist, verwenden Sie zwei Wörter.

 

    • Verwenden Sie aktive statt passive Verben. Aktive Verben ermöglichen es dem Leser, schnell zu verstehen und vollständiger zu verstehen. Beispiel: „Die Entscheidung zur Einstellung der Produktion wurde umgesetzt“ lässt die Interpretation offen, wer die Entscheidung getroffen hat, die Produktion zu beenden. Andererseits ist die Bedeutung von „Wir haben beschlossen, die Produktion einzustellen“ klar.
    • Schreiben Sie fest . Wiederum erleichtert die Auswahl des Wortes „entschieden“ anstelle von „die Entscheidung getroffen“ anhand des obigen Beispiels dem Publikum das Lesen.
    • Seien Sie nicht in jeder Situation den Regeln verpflichtet. Dies ist ein Fall, in dem Sie Ihr Publikum kennen. Wenn Sie Ihr Schreiben gesprächig gestalten möchten, ist es in Ordnung, ab und zu einen Satz mit einer Präposition zu beenden, insbesondere um den Fluss zu verbessern und umständliche Konstruktionen zu vermeiden. Obwohl viele Unternehmen ihre eigenen Stilrichtlinien haben, müssen elementare Regeln für Stil und Grammatik beachtet werden, damit Ihr Schreiben – und Sie – als professionell gelten. Schlampiges Schreiben, schlechte Wortwahl oder eine unverdiente, übermäßig vertraute Einstellung können Sie verfolgen.

 

  • Halten Sie Ihre Schriftauswahl einfach . Halten Sie sich an einen schönen, sauberen Schriftstil wie Helvetica oder Times New Roman und begrenzen Sie die Anzahl der Schriftarten, die Sie in der Korrespondenz verwenden. Ihr Ziel ist es, etwas Lesbares und Leichtes zu schreiben.
  • Verwenden Sie Visuals nicht zu häufig. Im Allgemeinen sollten mindestens Grafiken verwendet werden – sie sollten 25% Ihres Dokuments, Memos, Ihrer E-Mail, Ihres Berichts usw. nicht überschreiten. Zu viele Grafiken werden verwirrend und beeinträchtigen häufig die Nachricht, die Sie übermitteln möchten. Ein paar leistungsstarke, gut platzierte Grafiken bringen mehr, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen, als etwas, das wie ein schlechter Versuch beim Scrapbooking aussieht.

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