Englisch

Definition und Diskussion des Sitzungsprotokolls

Beim Geschäftsschreiben sind Protokolle die offiziellen schriftlichen Aufzeichnungen einer Besprechung. Protokolle werden in der Regel in der einfachen Vergangenheitsform geschrieben. Sie dienen als permanente Aufzeichnung der behandelten Themen, der erzielten Schlussfolgerungen, der ergriffenen Maßnahmen und der gegebenen Aufgaben. Sie sind auch eine Aufzeichnung darüber, welche Personen Beiträge zu dem Treffen in Bezug auf neue Ideen geleistet haben und wie diese Ideen aufgenommen wurden. Wenn auf einer Sitzung abgestimmt wird, dient das Protokoll als Aufzeichnung darüber, wer für einen Vorschlag gestimmt hat und wer dagegen gestimmt hat. Dies kann in Zukunft berücksichtigt werden, wenn die Konsequenzen der Umsetzung oder Ablehnung dieses Vorschlags zum Tragen kommen.

 

Wer nimmt sich das Protokoll?

Einige Protokolle werden von einem Aufzeichnungssekretär geführt, einem Mitarbeiter, der speziell damit beauftragt ist, Protokolle zu führen, alle Aufzeichnungen und Dateien zu führen, Anwesenheits- und Abstimmungsaufzeichnungen zu verfolgen und den entsprechenden benannten Parteien (z. B. einem Verwaltungsrat oder der oberen Geschäftsleitung eines Unternehmens) Bericht zu erstatten ). Die Protokolle können jedoch von jeder Person geführt werden, die an einer Sitzung teilnimmt, und werden im Allgemeinen an alle Mitglieder der auf der Sitzung vertretenen Einheit verteilt.

 

Die Hauptteile des Sitzungsprotokolls

Viele Organisationen verwenden eine Standardvorlage oder ein spezielles Format, um Protokolle zu führen, und die Reihenfolge der Teile kann variieren.

    • Überschrift: Der Name des Ausschusses (oder der Geschäftseinheit) sowie Datum, Ort und Startzeit der Sitzung.
    • Teilnehmer – Der Name der Person, die die Besprechung durchführt, sowie die Namen aller Teilnehmer der Besprechung (einschließlich der Gäste) und derjenigen, die von der Teilnahme entschuldigt wurden.
    • Genehmigung des vorherigen Protokolls – Ein Hinweis darauf, ob das Protokoll der vorherigen Sitzung genehmigt wurde und ob Korrekturen vorgenommen wurden.
    • Aktionselemente – Ein Bericht zu jedem Thema, das auf der Besprechung erörtert wurde. Dies kann unvollendete Geschäfte aus der vorherigen Besprechung einschließen. (Notieren Sie für jeden Punkt das Thema der Diskussion, den Namen der Person, die die Diskussion geleitet hat, und alle Entscheidungen, die möglicherweise getroffen wurden.)
    • Ankündigungen – Ein Bericht über alle Ankündigungen der Teilnehmer, einschließlich der vorgeschlagenen Tagesordnungspunkte für die nächste Sitzung.
    • Nächstes Meeting – Ein Hinweis darauf, wo und wann das nächste Meeting stattfinden wird.
    • Vertagung – Eine Notiz zum Zeitpunkt des Endes der Besprechung.
    • Unterschriftenzeile – Der Name der Person, die das Protokoll erstellt hat, und das Datum, an dem sie eingereicht wurden.

 

 

Beobachtungen

„Seien Sie beim Schreiben von Protokollen klar, umfassend, objektiv und diplomatisch. Interpretieren Sie nicht, was passiert ist. Berichten Sie einfach darüber. Da Besprechungen selten perfekt auf der Tagesordnung stehen, kann es schwierig sein, eine genaue Aufzeichnung der Besprechung zu erstellen. Unterbrechen Sie die Diskussion, um eine Klärung anzufordern.

„Zeichnen Sie keinen emotionalen Austausch zwischen Teilnehmern auf. Da Protokolle die offizielle Aufzeichnung des Meetings sind, möchten Sie, dass sie die Teilnehmer und die Organisation positiv reflektieren.“
(Aus “ Technical Communication „, 9. Auflage von Mike Markel)

 

Richtlinien für das Schreiben von Sitzungsprotokollen

  • Die Person, die das Protokoll schreibt, sollte in der Lage sein, dies im Verlauf des Meetings in Echtzeit zu tun, damit das fertige Produkt bis zum Ende des Meetings in nahezu endgültiger Form vorliegt.
  • Das Protokoll sollte sich auf Ergebnisse und zielgerichtete Maßnahmen konzentrieren.
  • Gute Minuten sind kurz und auf den Punkt. Es handelt sich nicht um wörtliche Berichte, sondern um prägnante, zusammenhängende Zusammenfassungen. Zusammenfassungen sollten Übereinstimmungen und Meinungsverschiedenheiten enthalten, erfordern jedoch nicht jedes Detail.
  • Protokolle können als Ausgangsmaterial für einen Bericht oder ein Memo verwendet werden. Sie sollten jedoch zum Zweck der Zusammenfassung von Ereignissen für diejenigen verfasst werden, die an einer Besprechung teilgenommen haben, und nicht für diejenigen, die dies nicht getan haben.
  • Das Protokoll sollte unverzüglich nach einer Besprechung ausgefüllt und verteilt werden (Faustregel ist innerhalb von ein oder zwei Tagen).

 

Quelle

  • Hiebert, Murray; Klatt, Bruce. “ Die Enzyklopädie der Führung: Ein praktischer Leitfaden für die Führung der Bevölkerung .“ McGraw-Hill, 2001

Similar Posts

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.