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Wie schreibe ich ein Beschwerdebrief?

Hier ist ein Projekt, das Sie in das Brainstorming einführt und Ihnen das Üben des Schreibens in Gruppen vermittelt. Sie werden mit drei oder vier anderen Autoren verbinden , um ein zusammen Schreiben der Beschwerde (auch genannt Anspruch Brief ).

 

Betrachten Sie verschiedene Themen

Das beste Thema für diese Aufgabe ist eines, das Ihnen und den anderen Mitgliedern Ihrer Gruppe wirklich am Herzen liegt. Sie können an den Leiter des Speisesaals schreiben, um sich über die Qualität des Essens zu beschweren, an einen Ausbilder, um sich über seine Bewertungsrichtlinien zu beschweren, an den Gouverneur, um sich über Kürzungen des Bildungsbudgets zu beschweren – unabhängig davon, welches Thema die Mitglieder Ihrer Gruppe finden interessant und lohnenswert.

Schlagen Sie zunächst Themen vor und bitten Sie ein Mitglied der Gruppe, diese aufzuschreiben, sobald sie gegeben sind. Halten Sie an dieser Stelle nicht an, um die Themen zu diskutieren oder zu bewerten: Bereiten Sie einfach eine lange Liste von Möglichkeiten vor.

 

Wählen Sie ein Thema und ein Brainstorming

Sobald Sie eine Seite mit Themen gefüllt haben, können Sie untereinander entscheiden, über welche Sie schreiben möchten. Besprechen Sie dann die Punkte, die Ihrer Meinung nach im Brief angesprochen werden sollten.

Lassen Sie ein Mitglied der Gruppe diese Vorschläge erneut verfolgen. Ihr Brief muss das Problem klar erläutern und zeigen, warum Ihre Beschwerde ernst genommen werden sollte.

In diesem Stadium stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie zusätzliche Informationen sammeln müssen, um Ihre Ideen effektiv zu entwickeln. Wenn ja, bitten Sie ein oder zwei Mitglieder der Gruppe, Grundlagenforschung zu betreiben und ihre Ergebnisse in die Gruppe zurückzubringen.

 

Entwurf und Überarbeitung eines Briefes

Nachdem Sie genügend Material für Ihr Beschwerdebrief gesammelt haben, wählen Sie ein Mitglied aus, um einen groben Entwurf zu erstellen. Wenn dies abgeschlossen ist, sollte der Entwurf vorgelesen werden, damit alle Mitglieder der Gruppe Möglichkeiten zur Verbesserung durch Überarbeitung empfehlen können. Jedes Gruppenmitglied sollte die Möglichkeit haben, den Brief gemäß den Vorschlägen der anderen zu überarbeiten.

Als Leitfaden für Ihre Überarbeitung möchten Sie möglicherweise die Struktur des folgenden Beispielbeschwerdebriefs untersuchen. Beachten Sie, dass der Brief drei verschiedene Teile hat:

  • Eine Einführung , die den Gegenstand der Beschwerde eindeutig identifiziert.
  • Ein Textabschnitt , in dem (a) die Art der Beschwerde klar und spezifisch erläutert wird und (b) dem Leser alle Informationen zur Verfügung gestellt werden, die für eine angemessene Antwort erforderlich sind.
  • Eine Schlussfolgerung , in der klar angegeben ist, welche Maßnahmen zur Behebung des Problems erforderlich sind.

Annie Jolly
110-C Woodhouse Lane
Savannah, Georgia 31419
1. November 2007
Herr Frederick Rozco, Präsident
Rozco Corporation
14641 Peachtree Boulevard
Atlanta, Georgia 303030
Sehr geehrter Herr Rozco,
am 15. Oktober 2007 antwortete ich auf ein spezielles Fernsehangebot bestellte einen Tressel Toaster bei Ihrer Firma. Das Produkt kam am 22. Oktober scheinbar unbeschädigt per Post an. Als ich jedoch am selben Abend versuchte, den Tressel Toaster zu bedienen, stellte ich verzweifelt fest, dass es Ihren Anspruch auf „schnelles, sicheres und professionelles Haar“ nicht erfüllte. Styling.“ Stattdessen hat es meine Haare schwer beschädigt.
Nachdem ich den Anweisungen zum „Aufstellen des Toasters von anderen Geräten auf einer trockenen Theke“ in meinem Badezimmer gefolgt war, setzte ich den Stahlkamm ein und wartete 60 Sekunden. Dann entfernte ich den Kamm vom Toaster und fuhr mir mit den Anweisungen für eine „Venusian Curl“ mit dem heißen Kamm durch die Haare. Nach nur wenigen Sekunden roch ich jedoch brennendes Haar und legte den Kamm sofort wieder in den Toaster. Als ich das tat, flogen Funken aus dem Auslass. Ich wollte den Toaster ausstecken, war aber zu spät: Eine Sicherung war bereits durchgebrannt. Ein paar Minuten später, nachdem ich die Sicherung ausgetauscht hatte, schaute ich in den Spiegel und sah, dass meine Haare an mehreren Stellen verbrannt waren.
Ich sende den Tressel Toaster (zusammen mit der ungeöffneten Flasche Un-Do Shampoo) zurück und erwarte eine volle Rückerstattung von 39,95 USD plus 5,90 USD für die Versandkosten. Außerdem lege ich eine Quittung für die Perücke bei, die ich gekauft habe, und muss sie tragen, bis das beschädigte Haar nachwächst. Bitte senden Sie mir einen Scheck über 303,67 USD, um die Rückerstattung für den Tressel Toaster und die Kosten für die Perücke zu decken.
Mit freundlichen Grüßen
Annie Jolly

Beachten Sie, wie die Autorin ihre Beschwerde eher mit Fakten als mit Emotionen eingereicht hat. Der Brief ist fest und direkt, aber auch respektvoll und höflich.

 

Überarbeiten, bearbeiten und korrigieren Sie Ihren Brief

Bitten Sie ein Mitglied Ihrer Gruppe, Ihren Beschwerdebrief vorzulesen und darauf zu antworten, als hätte er ihn gerade per Post erhalten. Klingt die Beschwerde gültig und ernst zu nehmen? Wenn ja, bitten Sie die Mitglieder der Gruppe, den Brief ein letztes Mal zu überarbeiten, zu bearbeiten und Korrektur zu lesen. Verwenden Sie dabei die folgende Checkliste als Leitfaden:

  • Entspricht Ihr Brief dem im obigen Beispiel gezeigten Standardformat?
  • Besteht Ihr Brief aus einer Einleitung, einem Textabschnitt und einer Schlussfolgerung?
  • Identifiziert Ihr einleitender Absatz klar, worüber Sie sich beschweren?
  • Erklärt Ihr Textabschnitt klar und spezifisch die Art der Beschwerde?
  • Haben Sie dem Leser im Hauptteil alle Informationen zur Verfügung gestellt, die er benötigt, um effektiv auf Ihre Beschwerde zu reagieren?
  • Haben Sie Ihre Beschwerde ruhig und klar übermittelt und sich dabei eher auf Fakten als auf Emotionen gestützt?
  • Haben Sie die Informationen in Ihrem Textabschnitt klar organisiert, sodass ein Satz logisch zum nächsten führt?
  • Haben Sie in Ihrer Schlussfolgerung klar angegeben, welche Maßnahmen Ihr Leser ergreifen soll?
  • Haben Sie den Brief sorgfältig Korrektur gelesen?

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