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So formatieren und schreiben Sie einen einfachen Geschäftsbrief

Menschen schreiben Geschäftsbriefe und E-Mails aus verschiedenen Gründen, z. B. um Informationen anzufordern, Transaktionen durchzuführen, Arbeitsplätze zu sichern und so weiter. Effektive Geschäftskorrespondenz sollte klar und präzise sein, einen respektvollen Ton haben und richtig formatiert sein. Indem Sie einen Geschäftsbrief in seine Grundbestandteile zerlegen, können Sie lernen, wie Sie effektiv kommunizieren und Ihre Fähigkeiten als Schriftsteller verbessern können.

Die Grundlagen

Ein typischer Geschäftsbrief enthält drei Abschnitte, eine Einführung, einen Text und eine Schlussfolgerung. 

  1. Die Einführung:  Die Einführung gibt an, wen der Autor anspricht. Wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie nicht kennen oder den Sie nur kurz kennengelernt haben, kann die Einführung auch einen kurzen Grund dafür enthalten, warum Sie schreiben. Normalerweise ist die Einleitung nur ein oder zwei Sätze lang.
  2. Der Körper: Im Buchstabenkörper geben Sie Ihr Geschäft an. Dieser Abschnitt kann nur wenige Sätze oder mehrere Absätze umfassen. Es hängt alles vom Detaillierungsgrad ab, der zur Beschreibung des vorliegenden Themas erforderlich ist.
  3. Die Schlussfolgerung: Die Schlussfolgerung ist der letzte Abschnitt, in dem Sie künftige Maßnahmen fordern. Dies kann eine Gelegenheit sein, persönlich zu sprechen, zusätzliche Informationen anzufordern oder eine Transaktion durchzuführen. Wie die Einleitung sollte dieser Abschnitt nicht mehr als ein oder zwei Sätze umfassen und klar machen, was Sie von der Person, die Ihren Brief liest, möchten.

Die Einleitung

Der Ton der Einführung hängt von Ihrer Beziehung zum Briefempfänger ab. Wenn Sie einen engen Freund oder einen Geschäftskollegen ansprechen, ist die Verwendung seines Vornamens akzeptabel. Wenn Sie jedoch an jemanden schreiben, den Sie nicht kennen, sprechen Sie ihn am besten formell in der Begrüßung an. Wenn Sie den Namen der Person, an die Sie schreiben, nicht kennen, verwenden Sie deren Titel oder eine allgemeine Anrede.

Einige Beispiele:

  • Sehr geehrter Personalchef
  • Sehr geehrte Damen und Herren
  • Sehr geehrter Herr Dr., Herr, Frau, Frau (Nachname)
  • Lieber Frank (benutze dies, wenn die Person ein enger Geschäftskontakt oder Freund ist)

Das Schreiben an eine bestimmte Person wird immer bevorzugt. Verwenden Sie im Allgemeinen Herrn, wenn Sie Männer und Frau für Frauen in der Begrüßung ansprechen. Verwenden Sie den Titel eines Doktors nur für diejenigen, die in der Ärzteschaft tätig sind. Während Sie einen Geschäftsbrief immer mit dem Wort „Dear“ beginnen sollten, ist dies eine Option für Geschäfts-E-Mails, die weniger formal sind.

Wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie nicht kennen oder den Sie nur nebenbei kennengelernt haben, möchten Sie möglicherweise der Begrüßung folgen, indem Sie einen Kontext angeben, warum Sie diese Person kontaktieren.

Einige Beispiele:

  • Mit Bezug auf Ihre Werbung in der Times …
  • Ich verfolge gestern unseren Anruf.
  • Vielen Dank für Ihren Brief vom 5. März.

Der Körper

Der Großteil eines Geschäftsbriefs ist im Text enthalten. Hier gibt der Verfasser seinen Grund für die Korrespondenz an. Zum Beispiel: 

  • Ich schreibe, um mich nach der Position in The Daily Mail zu erkundigen .
  • Ich schreibe, um die Versanddetails auf Bestellnummer 2346 zu bestätigen.
  • Ich schreibe, um mich für die Schwierigkeiten zu entschuldigen, die Sie letzte Woche in unserer Niederlassung hatten.

Wenn Sie den allgemeinen Grund für das Schreiben Ihres Geschäftsbriefs angegeben haben, verwenden Sie den Text, um zusätzliche Details anzugeben. Beispielsweise können Sie einem Kunden wichtige Dokumente zum Unterschreiben senden, sich bei einem Kunden für schlechten Service entschuldigen. Informationen von einer Quelle anfordern oder aus einem anderen Grund. Was auch immer der Grund sein mag, denken Sie daran, eine höfliche und höfliche Sprache zu verwenden.

Zum Beispiel:

  • Ich wäre dankbar, Sie nächste Woche zu treffen.
  • Hättest du vielleicht nächste Woche Zeit für ein Treffen ?
  • Ich würde mich freuen, Ihnen im kommenden Monat einen Rundgang durch unsere Einrichtung zu geben.
  • Leider müssen wir das Treffen auf den 1. Juni verschieben.
  • Anbei finden Sie eine Kopie des Vertrages. Bitte unterschreiben Sie, wo angegeben.

Es ist üblich, einige abschließende Bemerkungen aufzunehmen, nachdem Sie Ihr Unternehmen in den Hauptteil des Briefes aufgenommen haben. Dies ist Ihre Gelegenheit, Ihre Beziehung zum Empfänger zu festigen, und es sollte nur ein Satz sein.

  • Bitte kontaktieren Sie uns erneut, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.
  • Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich gerne anrufen.
  • Sie können den Abschluss auch verwenden, um zukünftigen Kontakt mit dem Leser anzufordern oder anzubieten.
  • Ich freue mich darauf bald von Ihnen zu hören.
  • Bitte kontaktieren Sie meinen Assistenten, um einen Termin zu vereinbaren.

Das Ende

Das Letzte, was alle Geschäftsbriefe brauchen, ist eine Anrede, in der Sie sich vom Leser verabschieden. Wie bei der Einführung hängt die Art und Weise, wie Sie die Anrede schreiben , von Ihrer Beziehung zum Empfänger ab.

Verwenden Sie für Kunden, bei denen Sie keinen Vornamen haben, Folgendes:

  • Mit freundlichen Grüßen (wenn Sie den Namen der Person, an die Sie schreiben, nicht kennen)
  • Mit freundlichen Grüßen (wenn Sie den Namen der Person kennen, an die Sie schreiben.

Wenn Sie einen Vornamen haben, verwenden Sie:

  • Beste Wünsche (wenn Sie Bekannte sind)
  • Mit freundlichen Grüßen oder Grüße (wenn die Person ein enger Freund oder Kontakt ist)

Beispiel eines Geschäftsbriefs

Kens
Käsehaus 34 Chatley Avenue
Seattle, WA 98765

23. Oktober 2017

Fred Flintstone
Verkaufsleiter
Cheese Specialists Inc.
456 Rubble Road
Rockville, IL 78777

Sehr geehrter Herr Feuerstein,

In Bezug auf unser heutiges Telefongespräch schreibe ich, um Ihre Bestellung zu bestätigen für: 120 x Cheddar Deluxe Ref. Nr. 856.

Die Bestellung wird innerhalb von drei Tagen per UPS versendet und sollte in ca. 10 Tagen in Ihrem Geschäft eintreffen.

Bitte kontaktieren Sie uns erneut, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.

Mit freundlichen Grüßen
Kenneth Beare
Direktor von Ken’s Cheese House

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